Your Gemini Group

Bezplatné on-line vzdelávanie

Cieľom tejto sekcie je pomôcť našim čitateľom oboznámiť sa s problematikou grantov z praktickej roviny.

Ako si pripraviť kvalitný projekt

V tejto časti sa čitateľ môže dozvedieť, ako sa v dostatočnej miere pripraviť na spracovanie projektu zameraného na získanie dotácie zo štrukturálnych fondov EÚ alebo iných grantových schém. Práve táto fáza hrá často kľúčovú rolu pri úspechu alebo neúspechu predkladaného projektu.

Zmyslom tejto etapy projektového cyklu je:

  • učiniť záväzné rozhodnutie o podaní alebo nepodaní projektu,
  • zhromaždiť čo možno najobsiahlejšie a najrelevantnejšie informácie a vstupy do projektu,
  • pripraviť si stručný návrh (koncept) projektu.

Učiniť záväzné rozhodnutie o podaní alebo nepodaní projektu

Mnoho potenciálnych žiadateľov sa púšťa do žiadania o eurofondy takmer okamžite, ako sa o výzve dozvedia od známych, z internetu alebo iných médií. Často vidia iba maximálnu výšku možnej dotácie a prehliadajú ostatné podstatné podmienky, ktoré majú na ďalšie fázy procesu žiadania významný dopad.

Finálne rozhodnutie o zapojení sa do procesu žiadania o dotáciu nie je možné relevantne učiniť bez dôkladného naštudovania si všetkej dokumentácie súvisiacej s vyhlásenou výzvou. Mnoho neskúsených žiadateľov o dotácie robí základnú chybu, že si preštuduje výlučne iba vyhlásenú výzvu. Tá ma spravidla 3 až 10 strán a obsahuje základné informácie o charaktere projektu a podmienkach pre žiadateľa. Žiadateľ sa v nej síce dozvie odpovede na svoje najdôležitejšie otázky (aký objem prostriedkov môžem žiadať, do kedy musím projekt odovzdať, aké prílohy mám k žiadosti priložiť, aké základné podmienky musím spĺňať), avšak mnoho doplňujúcich a vysvetľujúcich podmienok je zakotvených v iných podkladoch, ako príručka pre žiadateľa, finančná príručka, programový manuál, príslušný operačný program atď. Toto sú kľúčové dokumenty, ktoré by si mal každý žiadateľ preštudovať pred začatím projektových prác.

V nich sa žiadateľ dozvie podstatné informácie, či vôbec spĺňa formálne kritériá na požiadanie o dotáciu. Ako príklad možno uviesť, že väčšina štrukturálnych fondov EÚ v komerčnom sektore je orientovaná najmä na malé a stredné podniky (ďalej len „MSP“). Spravidla je vo výzve uvedené, ktoré podniky možno považovať za MSP, pričom je zadaný maximálny limit výšky ročného obratu a počtu zamestnancov. Mnoho slovenských pobočiek zahraničných firiem po prečítaní základnej klasifikácie usúdilo, že spĺňajú s veľkou rezervou obe kritériá a teda sa môžu do výzvy zapojiť. Mnohí z nich však ostali sklamaní, keď boli vyradení po formálnom hodnotení s výsledkom, že nespĺňajú ani základné požiadavky kladené na charakter žiadateľa a sú považovaní za veľký podnik. Celá námaha tak bola zbytočná a projekt sa nedostal ani na odborné hodnotenie. Vysvetlenie je v spomínanom dokumente – príručke pre žiadateľa, ktorá veľmi detailne popisuje, kto je a kto nie je považovaný za MSP.

V praxi sa často stáva, že zahraničné podniky zakladajú na Slovensku svoje zastúpenia, ktoré majú rádovo pár zamestnancov a finančne zanedbateľný obrat. EÚ však pri klasifikovaní podnikov za MSP berie do úvahy kumulované hodnoty, a teda okrem slovenskej entity aj hodnoty jej zahraničnej materskej spoločnosti a všetkých jej dcérskych spoločností po celom svete spolu (pozn.: presné hodnoty brané do úvahy vychádzajú z výšky vlastníckych práv). Následkom uvedeného je, že malý slovenský podnik s jedným zamestnancom a obratom 2 000 eur ročne môže byť pre účely žiadania o eurofondy považovaný za veľký podnik s 25 000 zamestnancami a obratom 5 miliárd eur ročne, aj za predpokladu, že z tejto silnej medzinárodnej pozície tento slovenský subjekt nič nemá a dotáciu si zaslúži rovnako ako jeho sused bez medzinárodného pozadia.

To bol len jeden z príkladov, kedy všetka snaha môže stroskotať a kedy bolo možné riziko neúspechu jednoducho eliminovať preštudovaním si potrebných podkladov.

Ďalším častým javom v komerčnej sfére sú vylúčené sektory zo žiadania, ako sú napr. doprava, stavebníctvo, oceliarsky priemysel a pod., ale čo je podstatné, aj súvisiace odbory. V praxi sa stáva, že žiadateľ je vylúčený pre neoprávnenosť, keďže sa mylne domnieval, že nespadá do vylúčeného sektora. Jednoznačná definícia je opäť zakotvená v príručke, a v prípade, že žiadateľ má aj napriek jej naštudovaniu isté pochybnosti, odporúčame požiadať o záväzné stanovisko príslušný riadiaci orgán, ktorý výzvu vyhlásil.

Naopak, na strane samosprávy sa nevyskytujú problémy tohto typu, ale aj v tomto prípade môže dôjsť k vylúčeniu z dôvodu neoprávnenosti, ktorému by sa dalo predísť dôkladným preštudovaním si kompletnej dokumentácie k výzve. Nie sú to len banálne dôvody ako nedoplatky v zdravotných poisťovaniach, Sociálnej poisťovni alebo na daňovom úrade, ale zväčša ide o podceňované riziká, ktoré súvisia s vysporiadaním majetkovo-právnych vzťahov.

Mnoho slovenských obcí sa trápi s neprehľadným vysporiadaním majetkových práv z minulosti, kedy nie je celkom možné preukázať vlastníka pozemku, na ktorom sa plánuje realizovať činnosť prostredníctvom predkladaného projektu. Práve v rozsiahlych príručkách, ktoré sa často žiadateľom nechce študovať, sa píše, ako správne vydokladovať dotknuté pozemky. V praxi často dochádza k uzavretiu nájomných zmlúv napr. so štátnymi orgánmi, pričom až príručka pre žiadateľa definuje jej konkrétne parametre (predmet nájmu, minimálna doba nájmu, dátum jej uzatvorenia, spôsoby nepovedania zmluvy). Nesplnenie čo i len jedného z povinných – a na prvý pohľad nepodstatných odporučení – má za následok vyradenie žiadateľa z procesu hodnotenia už po formálnej stránke a projekt sa nedostane ani na odborné hodnotenie.

Účelom dôkladného naštudovania si všetkých podkladov súvisiacich s výzvou je práve eliminovať tieto riziká na minimum. Ak teda žiadateľ v tejto fáze identifikuje problém a riziko, ktoré objektívne nedokáže odstrániť, mal by urobiť rozhodnutie nepokračovať ďalej v procese a snažiť sa vyhľadať inú grantovú schému, kde mu tieto riziká nehrozia. Popisované problémy patria medzi tie časté, avšak v praxi je možné stretnúť sa s mnohými inými.

Okrem už spomínaných dokumentov odporúčam naštudovať si aj ďalšie. Jedným z nich sú hodnotiace kritériá, ktoré umožnia žiadateľovi preniknúť do role hodnotiteľov projektových žiadostí. Mnohí žiadatelia o granty sú tak zanietení do svojej práce, podnikania, odvetvia, obce a pod., že sa nedokážu pozrieť na svoj zámer a jeho prínos objektívne. Práve hodnotiace kritéria by im však mali pomôcť pokúsiť sa odosobniť od tejto subjektivity, ktorá pri projektovej práci môže spôsobiť podanie nekvalitného projektu bez širších dopadov. Ak teda nejaká výzva má v hodnotiacich kritériách priradenú kľúčovú váhu na inovatívnosť projektu, pričom predkladaný projekt pojednáva o spôsobe výroby, ktorý je bežne etablovaný v každej krajine EÚ, a ak aj napriek tomu je vedenie podniku presvedčené o svojej unikátnosti (čo je na druhej strane pri podnikaní správna a podstatná vec), mali by sa v procese žiadania zvážiť všetky riziká, ktoré s takýmto presvedčením súvisia.

Rovnako to platí, ak je napr. významným kritériom skúsenosť a finančná stabilita žiadateľa, pričom tento žiadateľ, i keď so skvelou myšlienkou, avšak s dvojmesačnou históriou na trhu, by mal zvážiť, či neprizve do projektového konzorcia cielene vybraný subjekt, ktorý má významnú skúsenosť, históriu a referencie v danej oblasti, aj keď na úkor rozdelenia si finančného koláča. Podobných prínosov plynúcich z naštudovania si hodnotiacich kritérií s aplikáciou na vlastný subjekt a zámer je mnoho.

Až po dôkladnom naštudovaní si všetkých vydaných dokumentov k danej výzve je možné začať uvažovať nad zapojením sa do procesu a vypracovaním projektovej žiadosti. Pre správne rozhodnutie je dôležité zhromaždiť čo možno najobsiahlejšie a najrelevantnejšie informácie a vstupy do projektu. Súčasťou tohto štádia je fáza, ktorá do určitej miery súvisí s predchádzajúcou časťou – monitoring už schválených projektov.

Naštudovanie si schválených projektov z minulosti má viacero prínosov. Tým hlavným je, aby sme predišli vyradeniu predloženého projektu z dôvodu určitej duplicity. Najmä bruselské inštitúcie nie sú ochotné finančne podporovať projekty, ktoré už boli v minulosti podporené. Týka sa to rovnakých aktivít, rovnakej cieľovej skupiny, rovnakého územia... Keď teda zistíme, že podobný projekt ako je ten náš, už bol v minulosti podporený, pričom sa nechceme vzdať myšlienky podania projektu, navrhujem starostlivo popremýšľať, ako dať do svojho projektu isté nóvum, ktoré je kvalitatívne a kvantitatívne významné a jasne ho v projekte popísať. Je dobré v projekte otvorene spomenúť podobné projekty a isté prieniky s našim, avšak hneď v nasledujúcej časti uviesť naše unikátne črty, ktorými sa od ostatných odlišujeme a jasne zdôrazníme dôvody, prečo by mal byť aj náš projekt podporený a čo môže priniesť pre cieľové skupiny.

Analytická fáza projektového cyklu nám umožní odborne sa pripraviť na spracovanie projektu. V prípade spracovania projektu vlastnými silami existuje predpoklad, že spracovateľ projektu (majiteľ, zamestnanec...) je dostatočne fundovaný na to, aby dokázal spracovať predmetnú problematiku na patričnej odbornej úrovni. Má k dispozícii dáta o spoločnosti, obci, regióne, konkurencii, používanej technológii, produktovej rade a pod. Aj napriek tomu, že jednotlivé grantové schémy majú odlišné formuláre svojich žiadostí, a teda vyžadujú odlišné dáta, vo všeobecnosti je možné konštatovať, že žiadateľ potrebuje získať cca 50 % nových druhov informácií, ktoré doposiaľ pri výkone svojej činnosti vôbec nepotreboval. Je to spravidla dané tým, že riadiace orgány, či už na národnej alebo „bruselskej úrovni“, sledujú širšie ciele ako sú tie naše pri písaní projektu. Kým majiteľ podáva projekt zameraný z jeho pohľadu na nákup technológie, ktorý by mu umožnil spracovať viac ton plastov ročne, a tým dosahovať vyššie tržby, „Brusel“ sleduje širší cieľ, ktorým môže byť zvýšený podiel vyseparovaných plastov, nižšia miera skládkovania, zvýšenie povedomia obyvateľov o potrebe separovania plastov alebo dokonca šírenie inovačných technologických procesov v európskom rozmere.

Ak chce teda žiadateľ uspieť v konkurencii iných žiadateľov, musí poznať tieto ciele, čo v praxi znamená zosumarizovať a zanalyzovať dostatočné množstvo informácií, ako sú súvisiace zákony, nariadenia „Bruselu“ v danej oblasti, ale i mnohé strategické dokumenty príslušného mesta, VÚC alebo štátu. Vyžaduje si to naštudovať rozličné štatistiky a prieskumy trhu, v krajnom prípade si spraviť vlastnú analýzu prostredia, ak ešte nie je dostupná v požadovanej kvalite a rozsahu.

Žiadateľ sa teda musí pokúsiť opustiť optiku svojho videnia koncentrovanú výlučne na svoj „core business“ a rozšíriť ho na širšie súvislosti. Ide o fázu, ktorá je najmä pre žiadateľov z radov podnikateľov ťažko predstaviteľná, ale je potrebné ju vnímať ako daň za poskytnutie nenávratného finančného príspevku.

Až keď sme si dôkladne naštudovali všetky podporné dokumenty a vykonali analytickú časť projektového cyklu, môžeme začať s vypracovaním základného konceptu projektu. V teórii sa táto časť zvykne označovať ako vypracovanie matice logického rámca, ktorá má svoje fixné časti. Bez ohľadu na jej označenie a pravidlá, odporúčam neviazať sa tradičnými modelmi a poznačiť si na papier základné myšlienky svojho projektu. K hlavným bodom patrí definovanie problému, ktorý chcem projektom riešiť a pomenovanie nástrojov riešenia, čo môže byť spravidla sumár aktivít, ktoré chceme v projekte realizovať (postaviť výrobnú halu, kúpiť nový stroj, opraviť obecnú komunikáciu, vybudovať kanalizáciu a pod.).

Je dobré, ak žiadateľ identifikuje ciele svojho zámeru – konkrétne výstupy, ktoré vzniknú – samozrejme, všetko v kontexte už naštudovaných materiálov vydaných k výzve. Až keď má žiadateľ v kocke všetko pomenované, môže pokročiť v procese ďalej, v ideálnom prípade k začatiu prác na projektovej žiadosti a rozpracovaniu jednotlivých častí formulárov. V niektorých prípadoch, napr. keď si žiadateľ ešte stále nie je istý, či spĺňa podmienky účasti v súťaži, mu môže tento podklad poslúžiť ako doplnok pri oslovení príslušného riadiaceho orgánu so žiadosťou o predbežné posúdenie jeho zámeru a vydanie stanoviska k oprávnenosti (pozn.: niektoré bruselské výzvy, ako napr. CIP umožňujú zaslať na posúdenie 2-stranový projektový zámer). Tento dokument tiež môže poslúžiť ako podporný dokument pri vyhľadávaní projektových partnerov doma alebo v zahraničí.

Mnoho grantových schém (napr. cezhraničné spolupráce, Central Europe, FP7) si povinne vyžadujú zahraničných partnerov, naopak, v iných prípadoch je to na dobrovoľnej báze žiadateľa, avšak, ako už bolo skôr spomenuté, partnerstvo s významným subjektom dokáže žiadateľovi v nemalej miere pomôcť zvýšiť šance na úspech projektu. Vyhľadávanie partnerov, najmä tých zahraničných, je náročná činnosť a nie je možné robiť ju na záver projektu, ale v jeho úvode. V úvode projektu však zväčša projektová žiadosť ešte nie je na svete a bez relevantných informácií o projekte žiadny z partnerov nevstúpi do zmysluplnej diskusie o možnej spolupráci. Naopak, jednoduchý koncept projektu, ktorého vypracovanie nie je časovo náročné, tento problém rieši, dokonca je efektívnejší v porovnaní s tým, ak by sme potenciálnemu partnerovi zaslali 100-stranovú kompletnú žiadosť.

Z uvedených dôvodov odporúčam poctivo pristúpiť k tejto fáze projektového cyklu. Ak potenciálny žiadateľ svedomito uskutoční prípravnú fázu projektu, naštuduje si všetko potrebné, vypracuje projektový zámer, dokáže učiniť relevantné manažérske rozhodnutie o ďalšom postupe, bude tento ďalší priebeh o mnoho jednoduchší, najmä čo sa týka následnej fázy spracovania projektu, ale i finálna kvalita projektu bude vysoká a odbúra sa nepríjemné zistenie, kedy je projekt vyradený z dôvodu neoprávnenosti a nesplnenia základných formálnych kritérií. 

Autor: Ján Hámorník

 

Dostaňte na palubu tých správnych ľudí

Úspešnosť každého projektu je do veľkej miery determinovaná tímom ľudí, ktorí stoja za jeho vypracovaním, ale aj realizáciou. Kvalita manažmentu osôb a ich úloh vo výraznej miere vplýva na kvalitu celého projektu. Kľúčové je jasné rozdelenie časovo obmedzených úloh, naopak, ich neprehľadnosť a časová neohraničenosť dopomôžu k podaniu formálne a/alebo obsahovo nekorektného projektu.

Aj ten najinovatívnejší zámer firmy či najakútnejší zámer obce môže byť poskytovateľom nenávratného finančného príspevku zamietnutý, ak nedosahuje požadované formálne kritériá, odbornú úroveň alebo nie je v poriadku po obsahovej stránke. Z tohto dôvodu je vhodné si vo fáze prípravy projektu najprv ujasniť zoznam úloh, ktoré bude potrebné vykonať a následne prideliť tieto úlohy spolu s termínmi zodpovedným osobám.

Osôb zodpovedných za prípravu projektu by nemalo byť príliš veľa ani málo, pričom by mali mať svojho vodcu, lídra, projektového manažéra. Členov projektového tímu by malo byť toľko, aby dokázali pokryť vypracovanie projektu po časovej i odbornej stránke a zároveň medzi sebou efektívne komunikovať. Okrem ústrednej osoby – projektového manažéra – sa na vypracovaní projektu podieľa obvykle aj finančný manažér, ale v niektorých prípadoch tiež projektový asistent, manažér publicity či manažér monitoringu. Pri menej náročných projektoch si vystačia projektový manažér s finančným manažérom, pri zložitejších projektoch je účasť ďalších osôb žiaduca.   

Projektový manažér ako kľúčová osoba riadiaca všetky procesy a ďalších členov projektového tímu je zodpovedná za celkovú koordináciu projektu, efektívnosť práce, dodržiavanie termínov, komunikáciu s členmi projektového tímu a komunikáciu s vonkajším prostredím (riadiacim orgánom, úradmi, odborníkmi – stavebným projektantom, rozpočtárom, verejným obstarávateľom a pod.). Projektový manažér sa stará tiež o súlad projektu s výzvou, platnými normami a strategickými dokumentmi a v prípade potreby zabezpečuje krízový manažment. Ak je to nutné, preberá úlohy za iných členov tímu, zostáva v práci do noci a pracuje aj cez víkendy. Ide o prvý a zároveň posledný článok v projekte, ktorý na jednej strane zabezpečuje kvalitné vstupy a na strane druhej je zodpovedný za hodnotný výstup. Vzhľadom na uvedené by projektovým manažérom mala byť len skúsená a rozhľadená osoba, ktorá je organizačne aj komunikačne zdatná a je tak trochu ekonómom, spisovateľom, právnikom, účtovníkom, analytikom, inovátorom aj kreatívcom.

Popri projektovom manažérovi má vo fáze prípravy i realizácie projektu nezastupiteľnú úlohu finančný manažér. Na rozdiel od projektového manažéra, finančný manažér nemusí disponovať skúsenosťami s realizáciou projektov a znalosťami z viacerých vedných odborov, avšak musí mať dostatočné znalosti a skúsenosti z oblasti finančného riadenia a účtovníctva. „Projektové účtovníctvo“ je odlišné od toho bežného, preto sa finančnému manažérovi môžu zdať viaceré úlohy v rámci projektu zbytočné, dokonca nelogické. Tu je dôležité sa v prípade akýkoľvek pochybností a nezrovnalostí radšej obrátiť s otázkou na riadiaci, resp. sprostredkovateľský orgán, pretože finančná stránka projektu je jeho neoddeliteľnou a veľmi podstatnou súčasťou. Prostriedky v rámci každého projektu musia byť vynakladané účelne, preukázateľne, efektívne a hospodárne, pričom platí zákaz duplicitného financovania jednotlivých výdavkových položiek. Okrem týchto sa na financovanie projektu kladú ďalšie nároky (napr. podmienky pomoci poskytovanej podľa schémy de minimis a pod.), ktoré je potrebné mať na pamäti počas celej doby prípravy, realizácie a – čo je dôležité – aj vo fáze udržateľnosti projektu.

Často zbytočne podceňovanou, avšak veľmi užitočnou môže byť funkcia projektového asistenta. Obzvlášť vyťažení projektoví manažéri zodpovedajúci za viacero rôznorodých projektov súčasne ocenia prítomnosť človeka, ktorý ich dokáže odbremeniť od čiastkových, operatívnych, jednoduchších, ale stále veľmi podstatných úloh. Nie zriedka sa stáva, že sa niektorý z dokumentov predkladaných so žiadosťou o nenávratný finančný príspevok z nepozornosti nevyplní celý, zabudne sa podpísať/opečiatkovať alebo obsahuje údaje, ktoré nekorešpondujú s ostatnými prílohami. Takéto nedostatky vie odhaliť aj menej odborne zdatná a skúsenosťami menej vyzbrojená osoba, ak má pozorné oko a cit pre detail.

Pozíciu manažéra publicity môže zastávať projektový manažér alebo asistent, avšak pri náročnejších projektoch odporúčame úlohy týkajúce sa propagácie projektu delegovať na ďalšiu, špeciálne na tento účel poverenú osobu. Výzvy na predkladanie žiadostí o nenávratný finančný príspevok, resp. príslušné operačné programy obvykle obsahujú podmienky zrealizovania povinnej publicity projektu, preto by uskutočnenie tejto agendy nemalo byť, a v praxi ani nie je náročné. Ak ale zohľadníme, čo všetko je ešte mimo publicitu potrebné vo fáze realizácie projektu vykonať, evidovať a odkomunikovať, môže určenie zodpovednej osoby separátne pre oblasť publicity ušetriť projektovému manažérovi veľa času aj energie.

Podobne pozícia manažéra monitoringu nemusí byť v rámci projektu vytvorená separátne, ale môže ju zastávať projektový manažér alebo asistent. Tak či onak, je dôležité, aby sa vo fáze realizácie projektu nezabudlo sledovať napĺňanie stanovených cieľov a merateľných ukazovateľov a súlady s výzvou, zmluvami, normami a strategickými dokumentmi, s čím úzko súvisí aj vypracovávanie monitorovacích správ a žiadostí o platbu a riešenie prípadných nezrovnalostí. Ak je táto agenda nad rámec časových možností projektového manažéra a projektového asistenta, odporúčame ňou poveriť inú osobu.  

Ako môžeme vidieť, už z pozície žiadateľa je do projektu zapojených hneď niekoľko osôb. Keď k tomu prirátame skutočnosť, že žiadateľ okrem nich komunikuje aj s mnohými úradmi, riadiacim/sprostredkovateľským orgánom a viacerými odborníkmi zabezpečujúcimi ďalšie, externé vstupy do projektu, ide o celkom bohatú sieť komunikačných vzťahov, ktoré je nutné zorganizovať. Z tohto dôvodu by mali byť kompetencie v rámci prípravy i realizácie projektu rozdelené jasne a každej úlohe by mal byť stanovený termín dostatočne predchádzajúci tomu kľúčovému, do ktorého je potrebné projekt odovzdať. Totiž ani po dôkladnom zadelení úloh a ich vykonaní sa práca na príprave projektu nekončí. Celý vyprodukovaný výstup je nevyhnutné ešte skompletizovať, zosúladiť, vhodne formálne upraviť a na záver skontrolovať.

Následne, po odovzdaní projektu na riadiaci/sprostredkovateľský orgán, sa dostávame do akejsi medzifázy, kedy už nemožno projekt svojvoľne upravovať, avšak k jeho schváleniu/neschváleniu ešte nedošlo. V tejto fáze projekt prechádza formálnou kontrolou a odborným hodnotením. Ide o posledné štádium, v ktorom môže riadiaci/sprostredkovateľský orgán vyzvať žiadateľa o vysvetlenie a nápravu zistených nedostatkov, pretože vzápätí vydá rozhodnutie o schválení/neschválení projektu.

V prípade, že projekt schválený nebol, práca projektového tímu sa končí, no materiály nazhromaždené v súvislosti s prípravou projektu budú môcť byť využité aj v budúcnosti pri obdobných výzvach, preto odporúčame urobiť si z projektu ešte pred jeho podaním kópiu a aj všetku súvisiacu dokumentáciu si starostlivo uschovať. Takýto postup sa však ukáže ako mimoriadne užitočný najmä v prípade schválených projektov, kedy sa celý projektový tím potrebuje neustále opierať o to, k čomu sa kedysi zaviazal a podľa tohto vlastnoručne vypracovaného a schváleného návodu svoj zámer dosiahnuť.   

 

Nech už na vypracovaní projektu participuje akýkoľvek počet osôb, platí základné pravidlo, že všetci členovia projektového tímu ako aj externí odborníci poskytujúci vstupy do projektu by mali mať dôkladne naštudovanú výzvu aj súvisiace prílohy. S cieľom eliminovať neefektívnosť, vylúčiť chyby z nepozornosti a duplicitnú prácu odporúčame jednotlivým členom tímu vzájomne komunikovať, neprechádzať z úlohy do úlohy, ale pracovať v blokoch a vzájomne sa kontrolovať. Dodržanie týchto – aj keď na pohľad možno triviálnych – zásad môže výrazne zvýšiť kvalitu projektu a doviesť ho nielen do fázy realizácie, ale aj úspešného ukončenia.

 

Autor: Ivana Oravcová

 

Skôr ako začneme vypracovávať projekt

Príprava projektu sa nezačína vypracovávaním formuláru Žiadosti o nenávratný finančný príspevok, ale už myšlienkou, že chceme projekt pripraviť. Od momentu, kedy sa rozhodneme uchádzať sa o prostriedky z fondov EÚ/štátneho rozpočtu, do chvíle, kedy si sadneme za vyplnenie formuláru žiadosti, by malo uplynúť niekoľko dní, počas ktorých si vyjasníme základné skutočnosti a podnikneme kroky nevyhnutné k vypracovaniu korektného projektu.

Absolútne prvý krok, ktorý by sme mali podstúpiť, ak máme záujem čerpať nenávratnú finančnú pomoc, je prečítať si kompletné znenie výzvy a všetkých jej príloh. Všetky materiály potrebné k dôkladnému naštudovaniu si podmienok výzvy zverejňuje riadiaci/sprostredkovateľský orgán na svojom webovom sídle. Už v rámci tohto kroku robia žiadatelia chybu, keď si nenaštudujú celú výzvu a prílohy, poznámky pod čiarou či doplnkové dokumenty, na ktoré sa výzva odvoláva, čím sa ukracujú o dôležité informácie vplývajúce na úspešnosť ich projektového zámeru.

Pri (prvom) čítaní výzvy a súvisiacej dokumentácie by si mal žiadateľ všímať v prvom rade svoju oprávnenosť, a to najmä: či som oprávnený žiadať o nenávratný finančný príspevok ja ako subjekt (z hľadiska právnej formy, sídla/miesta realizácie projektu, odvetvia, klasifikácie veľkosti podniku, finančných ukazovateľov atď.) a či sú oprávnené aj predmety a aktivity, ktoré chcem v rámci projektu obstarať a vykonať. Ak som oprávnený ja ako subjekt i môj zámer, uvažujem ďalej, či som schopný splniť všetky kritériá, ktoré mi výzva predpisuje. Tieto kritériá sa týkajú nielen fázy prípravy a realizácie, ale aj udržateľnosti projektu.

Je zrejmé, že žiadateľ nedokáže absorbovať a pochopiť všetky informácie po jedinom prečítaní výzvy a súvisiacich príloh, preto je nevyhnutné sa k textu výzvy vracať počas celej doby prípravy projektu a pretrvávajúce nezrovnalosti si s riadiacim/sprostredkovateľským orgánom radšej vykomunikovať. Odporúčame využívať najmä písomnú formu komunikácie, pretože na verbálne stanoviská orgánov sa v prípade potreby nemožno odvolávať. V tejto súvislosti si dovolíme upozorniť žiadateľa ešte na jednu dôležitú skutočnosť – podmienky výzvy sa môžu meniť, preto odporúčame priebežne sledovať oznamy riadiaceho/sprostredkovateľského orgánu.

V ďalšej fáze je dôležité si ujasniť, čo všetko, za akých podmienok a za koľko môžem v rámci projektu obstarať. Možno mi výzva neumožní získať nenávratný finančný prostriedok na všetky aktivity, ktoré by som chcel/by bolo potrebné zrealizovať. V tomto štádiu teda žiadateľ robí kompromis medzi tým, čo by chcel a čo si môže dovoliť na jednej strane a tým, čo mu dovolí výzva na druhej strane.  V rámci každej výzvy sú definované nákladové položky, ktoré si žiadateľ môže dať preplatiť, ale aj položky, o preplatenie ktorých žiadať nemožno. Ak sú v rámci výzvy neoprávneným nákladom napr. stavebné práce a ja chcem realizovať stavebné práce a zakúpenie strojov, musím ako žiadateľ učiniť rozhodnutie, či stavebné práce zrealizujem z „vlastného“ alebo nezrealizujem vôbec, keďže dotáciu na ne žiadať nemôžem.

Okrem zamýšľaných aktivít a rozpočtu projektu je potrebné si premyslieť a definovať tiež merateľné ukazovatele projektu. Ide o číselné údaje, ktoré pomôžu žiadateľovi i hodnotiteľovi uvedomiť si prínos projektu. Je zrejmé, že pred realizáciou projektu budú merateľné ukazovatele menej priaznivé ako po realizácii zámeru, inak povedané, ak výsledkom projektu nie je dosiahnutie lepšej situácie, nemá zmysel sa vypracovaním projektu vôbec zaoberať. Často už samotná výzva obsahuje zoznam povinných merateľných ukazovateľov, ktoré žiadateľ musí kvantifikovať (napr. počet odkanalizovaných domácností, ročná spotreba elektrickej energie, objem vyseparovaného odpadu, ročné tržby z predaja výrobkov, počet novoprijatých zamestnancov a pod.), avšak pre lepšiu predstavivosť hodnotiteľa môže žiadateľ definovať aj vlastné merateľné ukazovatele deklarujúce opodstatnenosť a prínos predkladaného zámeru.

V nadväznosti na uvedené nemôžeme opomenúť, že to, k čomu sa žiadateľ v rámci projektu zaviaže, bude po schválení projektu predmetom Zmluvy o nenávratnom finančnom príspevku, a teda bude musieť byť dosiahnuté. Žiadatelia majú tendenciu vypracovávať projekt tak, aby bol atraktívny pre hodnotiteľa, ale zabúdajú, že tieto – niekedy prehnane definované výstupy – budú raz možno musieť naplniť. Preto odporúčame písať projekt predovšetkým s rozumom a s ohľadom na vlastné dostupné možnosti (a len mierne s ohľadom na konkurenciu, ktorú pre nás predstavujú ostatní žiadatelia).

Ďalšou činnosťou, ktorej by sme sa mali venovať ešte pred tým, ako sa pustíme do vypĺňania žiadosti, je naštudovanie si podobných, už realizovaných projektov, príslušného operačného programu, súvisiacich strategických dokumentov či rád odborníkov ohľadom vypracovávania žiadostí publikovaných na rôznych portáloch, blogoch či v časopisoch. Monitoring týchto prameňov nás inšpiruje pri písaní rozsiahlejších opisných častí projektu, ktoré si nezriedka vyžadujú vyjsť nad rámec nášho poznania a odôvodniť napríklad súlad nášho zámeru so strategickými dokumentmi obce/mesta, samosprávneho kraja, štátu či nadnárodnými dokumentmi. Prečítaním uvedených informačných prameňov sa rozšíri naše poznanie, ale aj „projektová slovná zásoba“, ktorej využívanie je žiaduce.

Ako žiadateľ by som mal zostaviť tiež projektový tím osôb, ktoré sa budú podieľať na vypracovaní a neskôr aj na realizácii projektu. Dôležité je jasné definovanie kompetencií každej zúčastnenej osoby a časové ohraničenie všetkých úloh. Časový harmonogram stanovený pre fázu prípravy projektového zámeru by mal byť primeraný náročnosti projektu, ale zároveň by mal s dostatočnou rezervou predstihovať kľúčový termín, do ktorého treba už vypracovaný projekt odovzdať.

Okrem vlastného projektového tímu (projektového manažéra, finančného manažéra, projektového asistenta, manažéra publicity, manažéra monitoringu a pod.) stojí vo fáze prípravy projektu po boku žiadateľa obvykle aj viacero externých osôb/odborníkov (napr. dodávatelia poskytujúci cenové ponuky, verejný obstarávateľ, stavebný projektant, rozpočtár, energetický audítor a pod.). Žiadateľ teda zváži, aké ďalšie osoby bude ku korektnému vypracovaniu formuláru žiadosti a súvisiacich príloh potrebovať a tieto osloví. Keďže nie je možné vypracovať korektnú žiadosť a všetky prílohy k projektu bez existencie (kvalitných) vstupov a časť z nich zabezpečujú práve externé subjekty, je rozumné pristúpiť k tvorbe projektu až po tom, čo žiadateľ nazhromaždí dostatočný objem vstupných dát.

Vstupné dáta sa teda členia na externé a interné. Získanie externých dát môže trvať aj niekoľko dní/týždňov, no ani zosumarizovanie interných dát nemusí byť otázkou niekoľkých hodín. Mnohé údaje, ktoré je potrebné v rámci projektu uviesť, žiadateľ buď eviduje, avšak nie v štruktúre požadovanej výzvou, alebo ich neeviduje vôbec a musí sa k nim dopracovať – podiel takýchto dát predstavuje cca 50 %. Bohužiaľ, bez týchto dát nie je možné korektné vypracovanie žiadosti, a teda tejto – možno menej záživnej – fáze sa žiadateľ nevyhne.

Niektoré výzvy definujú napríklad povinnosť mať nielen vyhlásené, ale už aj ukončené verejné obstarávanie na predmet projektu alebo povinnosť zapojiť do realizácie projektu aj (zahraničného) partnera. Ďalej, ak máme povinnosť vyhlásiť verejné obstarávanie ešte pred dňom podania žiadosti a navyše podať žiadosť o nenávratný finančný príspevok aj elektronicky, potrebujeme sa najskôr zaregistrovať do príslušných systémov – Vestníka pre verejné obstarávanie a systému ITMS2014+ slúžiaceho na elektronické odovzdávanie projektov. Registrácia a pridelenie prihlasovacích údajov majú svoj postup a vyžadujú si čas (cca 2 – 5 dní). Z uvedeného je zrejmé, že viaceré podmienky výzvy nie je možné splniť zo dňa na deň, a preto je pri ich zabezpečení nutné počítať s dostatočnou časovou rezervou.  

Mimo už uvedených skutočností a činností, ktoré by mal žiadateľ zvážiť/podniknúť ešte pred tým, ako pristúpi k písaniu projektu, by sme mohli menovať ďalšie, avšak uvedený výber predstavuje aspoň základný prehľad. V praxi sa totiž postupnosť jednotlivých krokov často podriaďuje (nezriedka nedostatočným) časovým priestorom, preto nami uvedený postup možno považovať za ideálny, no takmer čisto teoretický. Vypracovávanie projektu, hľadanie externých odborníkov, zabezpečovanie interných vstupov a projektových partnerov sa obvykle deje paralelne, nie v následnosti. Taktiež prípadné komplikácie sa riešia „za pochodu“, navyše žiadatelia sa popri príprave projektu venujú aj svojim bežným pracovným náplniam. Príprava projektu predstavuje teda pomerne bohatú spleť úloh, ktorá môže byť zložitá a neefektívna, ale aj prehľadná a plynulá, ak si ešte pred samotnou tvorbou projektu nájdeme čas na jeho dôkladné premyslenie. 

 

Autor: Ivana Oravcová